「DXを進めたほうがいいのはわかっているけれど、具体的に何を導入すればいいのか決められない」
こんなお悩みを、不動産会社の経営者や現場の責任者の方からよく伺います。ITツールやAIサービスはどんどん増えていて、選択肢が多いことがかえって最初の一歩を踏み出しにくくしている、ということも少なくないようです。
今回は、不動産会社がDXを進めていくときに「何から手をつければいいのか」を考えるためのヒントと、実際の進め方の流れを、できるだけやさしくご紹介していきたいと思います。
なぜ「何を導入すればいいかわからない」となってしまうのか
ツール探しから始めてしまいがち
多くの会社さんに共通しているのが、「まず便利そうなツールを探してみる」という順番になってしまっていることです。CRM、チャットボット、AI査定ツール、電子契約システムなど、世の中には魅力的なサービスがたくさんあります。ただ、自社の課題がはっきりしないままいろいろなツールを見比べてしまうと、どれも良く見えてしまい、かえって決められなくなることがあります。
一度にすべてを変えようとしてしまう
もう一つよくあるのが、「DXとは業務全体を一気に刷新すること」というイメージを持ってしまっているケースです。反響対応から契約、引き渡しまで、不動産業務は工程も関わる人も多いため、すべてを同時に変えようとすると現場が混乱してしまい、思わぬ反発を招いてしまうこともあります。
日々の業務がまだ「見える化」されていない
そもそも、どの業務にどれくらいの時間がかかっているのか、まだ正確に把握できていないという会社さんも意外と多いものです。課題そのものが見えていない状態では、どのツールが自社に合っているのかを判断するのも難しくなってしまいます。
DXを始める前に、まずやってみたいこと
業務を書き出して「時間がかかっているもの」を見つける
最初の一歩は、ツール選びではなく現状の把握から始めてみましょう。反響対応、物件登録、内見案内、重要事項説明、契約書作成、更新業務など、日々の業務をひとつずつ書き出して、それぞれどれくらいの時間がかかっているかを整理してみてください。
ここで意識していただきたいのが、「面倒だと感じる作業」と「実際に時間を使っている作業」は、必ずしも同じではないということです。感覚だけに頼らず、できるだけ具体的な時間や件数で見てみると、思っていたのと違う発見があることも多いです。
「誰が」「何を」「どれくらいの頻度で」やっているかを整理する
業務を書き出したら、次は担当者・作業内容・頻度をセットで整理してみましょう。たとえば「反響メールへの一次返信を、営業担当が1日20件ほど手作業でおこなっている」というように具体的にしてみると、その業務がDX化に向いているかどうかが自然と見えてきます。
一般的に、次のような業務はDX化の効果を感じやすい傾向があります。
- 頻度が高く、繰り返し発生する定型作業
- 複数人が同じような対応をしている作業
- 入力や確認作業などのミスが起きやすい作業
- 対応スピードが顧客満足度に直結する作業
まずは小さく始めて、様子を見てみる
いきなり大きく導入しなくても大丈夫
業務の課題が見えてきたとしても、最初から全社規模でシステムを入れる必要はありません。むしろ、特定の店舗やひとつの業務プロセスに絞って小さく試してみるほうが、リスクを抑えながら効果を確かめやすくなります。
たとえば、反響対応の一次返信だけをAIで試してみる、物件情報の入力作業だけを効率化してみる、というように範囲を限定して始めると、現場のみなさんも新しいやり方に無理なく慣れていけます。
「何をもって成果とするか」を先に決めておく
小さく始める際は、成果をどう見るかをあらかじめ決めておくと安心です。たとえば、次のような指標が参考になります。
- 反響対応にかかる時間がどれくらい減ったか
- 一人あたりが対応できる問い合わせ件数の変化
- 顧客からの返信率や成約率の変化
- 入力ミスや対応漏れの件数
こうした指標を数値で追えるようにしておくと、「導入してよかったのかどうか」を、感覚ではなくきちんとした事実として振り返ることができます。
AIは「置き換える」よりも「手伝ってもらう」くらいの気持ちで
不動産業務にAIを取り入れるときは、業務をまるごとAIに任せてしまうというよりも、人の判断や対応をそっと手伝ってもらう、というくらいの位置づけで考えると、導入もスムーズに進みやすくなります。
たとえば、反響メールの一次返信の下書きをAIに作ってもらい、最終的な確認や調整は担当者が行う、という形であれば、現場の方の不安も少なく、対応のスピードと質を両立しやすくなります。契約書のチェックや物件情報の要約なども同じように、AIが下準備をして、最後は人が判断する、という役割分担が現実的で、無理のない進め方だと思います。
おわりに
不動産会社のDXは、便利そうなツールを探すところから始めるのではなく、まずは自社の業務をやさしく見える化して、時間がかかっている作業や課題を具体的に把握するところから始まります。そのうえで、範囲を絞って小さく試してみて、数値で効果を確かめながら、少しずつ広げていく。それが、無理なく進められるDXの進め方ではないでしょうか。
「何を導入すればいいかわからない」と感じたときは、ツールを比較する前に、まず自社の業務をひとつずつ棚卸ししてみることをおすすめします。そこで見えてきた課題こそが、自社に合ったツールやAI活用の方法を選ぶための、いちばん確かな手がかりになるはずです。
